完善廣告公司機構設置及業務流程
部門設置還算完善,但不專業,從部門名稱很難聯想到這是一個廣告公司的設置,對公司業務的展開與對外宣傳都有限制.
從本公司的產品來看,公司規模不大,做的都是技術活,如果想把公司做大做強,必須對公司業務進行深化,拓展,吸收一些專業人才,走原創之路,樹立自己的品牌與形象,保證公司的可持續發展.
行政部,財務部這兩個內部事務部門,不必改動.每個公司都是如此設置,職能也大同小異.行政部:行政主任一名,行政助理視公司規模設1—3名,公司司機一名.
財政部:視公司規模設2—3名財務人員.
上述可根據公司規模與實際情況或多或少.
要變動的是公司的專業部門:
客戶部
開拓客戶并保持聯絡,與公司內其他各部門保持密切的聯系.
在廣告公司內,客戶部還應承擔公司的公共關系方面的工作
1.部主任
全面負責客戶部的行政和業務管理工作,負責客戶服務管理.對上,直接向總經理或副總經理負責,匯報工作;對下,檢查業務組主管或營業主管的工作;并負責與比較重要的客戶保持接觸和聯系或洽談,引見.負責選聘,任用和考核客戶服務人員.
2.業務主管或經營主管
全面負責所在經營組或業務組的業務工作和日常行政工作.對上,向部主任負責,匯報工作;對下,檢查客戶主任工作.還負責與較高層次和地位的客戶企業決策人員,市場銷售主管或市場經理保持接觸,負責新業務的開發,調查,并發展原有業務.
3.客戶主任
向部主任或業務主管負責匯報工作.負責按照所代理的客戶的廣告計劃和預算開展業務活動,為公司爭取盈利.參與制定客戶市場銷售政策,發展廣告目標和策略,并負責向客戶簡述廣告的創作意圖,介紹創作初稿,匯報工作進展.此外,還參與拓展新的業務.
4.客戶經理
負責部分文件的擬寫,負責向上級主管或客戶介紹廣告初稿,負責較小客戶的業務洽談和接觸.
5.業務員
負責與客戶的業務聯絡,送稿復審確認和審核制作的校樣稿.在出席客戶會議時,負責會議記錄,并提交會議記要.一般沒有決策權,是在其他人員的指導下開展工作.要求對廣告制作和媒介等很熟悉.
6.業務協調員
主要負責協調廣告工作的進展,與創作人員和制作人員保持聯系.督促檢查各工作環節的銜接和完成,以保證按廣告計劃完成工作進程.負責保持與客戶的日常事務性聯系,代理有關文秘工作.在必要時,有權直接重新安排工作.
創作部
負責廣告的創作,設計和制作.(可根據公司規模及業務靈活調整)
1.創作部主任
全面負責創作部的行政管理和業務管理,控制廣告創作水平.監督和保障創作人員按廣告計劃工作日程和廣告預算標準進行工作,負責向創作組和創作人員分配工作任務,重點督促和保證廣告策略的實施.有權選聘,任命和考核創作人員.參與新業務的廣告創作.對總經理或副總經理負責.
2.創作組
(1)組長,負責文稿組或美工組的業務領導,代理創作部主任履行某些職責,總攬廣告創作的全面工作,直接向創作部主任負責.
(2) 撰稿員,通常負責為一組特定的客戶工作,負責廣告文稿的構思.參加客戶會議,并在必要時直接向客戶介紹工作進展.負責所有媒介廣告的文稿編寫工作,必要時 參與促銷活動,要求能夠理解,實施,解釋市場策略和廣告策略,能與美工,導演密切合作.現階段,分工已發展到細分專職廣告和專職廣告文的階段.
(3)撰稿助理,在撰稿員的指導下,為一些較小的廣告活動進行文字工作,實施撰稿員的廣告構思,發展廣告策路.在必要時,參加小客戶的客戶會議.要求能按廣告預算開展一個廣告活動.
(4)美工導演,同撰稿員一樣,通常為特定的客戶工作,負責廣告畫面構思,負責導演電視廣告,必要時,親自進行攝影和繪畫.要求能理解廣告策略.
(5)美工導演助理,負責落實美工導演的構思,必要時進行繪畫.
(4),(5)兩項職務分工,隨著廣告公司的發展已發生變化.美工一般不負責攝影及導演,而設有專職導演,攝影師,攝像師.
(6)創作助理員,負責協調創作部(組)工作的正常進行,幫助創作人員完成廣告的創作,收藏創作稿件和創作資料,幫助打印其他人所撰寫的文稿.必要時,與有關政府部門聯系,以取得廣告的電視播映許可.
3.印刷制作組
(1)組長,全面負責公司內有關報刊等印刷廣告的制作工作.負責與有關制作單位洽談業務,并對各種印刷技術的采用加以指導和提出建議.領導正稿員的工作,并對部主任直接負責,匯報工作.
(2)正稿員,負責落實美工導演的設計草圖和撰稿員的初稿.高質量地制作廣告正稿,寄給報社,雜志或印刷廠,負責廣告的美工技術處理.
(3)美工,負責把美工導演的初步創意變成視覺上的具體圖案,要求有快速繪畫的才能.
(4)排印,負責各種字體設計的選擇和排版.要求熟悉印刷業務,并能很好地理解各種廣告設計與各種字體運用的關系.
(5)校對,負責印刷清樣的文字校對工作 ,修正版面的印刷錯誤和文字錯誤.
(6)制作助理,負責安排和料理廣告制作材料的供應,保證廣告工期和制作質量.作為制作經理的助手,向其報告工作.必要時,參加廣告制作.
4.影視廣告制作組
(1)組長,全面負責公司內有關電臺,電視廣告的制作工作.負責與有關制作公司洽談.
(2)制作經理,負責電臺電視廣告的制作監督,保證其按廣告計劃日程工作,并按預算標準完成廣告片制作.
(3)演員選派,負責挑選,面試用于廣告攝制的演員和模特兒,向他們布置具體的要求,保證他們穿戴好合適的服飾,準時到場.
(4)制作助理,負責為制作廣告準備材料和道具,保證廣告按期完成,保證廣告質量.
(5)創意指導,負責為創作部出主意或提出創意設計或構思的意見.
媒介部
根據廣告計劃,制定廣告活動的媒介策略,負責媒介的選擇,并負責與有關媒介單位接洽和聯絡.
1.主任
向 總經理負責.全面負責媒介部門的行政管理和業務管理工作,負責控制媒介計劃和媒介訂位,與各媒介單位洽談合作條件,全盤負責媒介部門的盈利.負責并參與開 發新的客戶和新的廣告業務,為新的廣告業務開介紹會,并親自準備或擬寫材料.要求了解媒介的最新發展,掌握媒介計劃,能夠使用電腦管理,創作有發展的新媒 介的電腦程序.
2.媒介經理
負責幾個業務小組的工作和管理,代理部門主任的大部分職責.重點是代理其媒介方面的職責,研究重要的媒介策略的采用,與高級客戶保持聯系,并負責與媒介代表洽談.
3.媒介組組長
負責一個業務組的媒介計劃和媒介訂位工作,參與向客戶介紹媒介情況,參與媒介代表的洽談,但不涉及或很少涉及一些特殊的媒介業務.
4.媒介計劃員
在媒介組長或經理的領導下工作,負責執行已經制定的媒介策略和負責指定的客戶業務.研究引用一些較為簡單的媒介策略.
5.媒介助理
按媒介計劃的要求,聯系并取得媒介訂位確認,兼做媒介部門一般性工作.
市場調查部
按照廣告活動的要求,對目標市場開展調查,為廣告主和廣告公司制定廣告計劃,提供有關市場潛力和市場環境的背景材料,并就有關問題向廣告主和廣告公司提供咨詢意見和建議,為廣告決策以至廣告主的市場決策提供客觀依據.
1.主任
負責調查部的行政和業務管理,負責市場調查計劃的制定,負責向總經理或客戶企業高級人員匯報調查結果,提出市場策略建議和廣告策略建議.
2.課題組長
負責某一客戶的廣告調查工作的計劃,監督調查計劃的實施.負責向部主任提出調查報告,向客戶匯報調查結果和提出有關建議.
3.調查員
負責根據調查計劃進行具體調查方案的擬訂,開展調查活動,并根據調查結果進行分析研究,提出調查報告,市場策略和廣告策略建議,并向客戶匯報有關市場調查經過和市場調查情況,介紹調查結果.
4.記錄員
協助調查員工作,負責有關文案調查資料,實地調查資料的收集和整理,負責記錄有關談話內容,提交談話記要,并負責有關打字,速記等工作.
5.資料組組長和資料員
負責收集,整理,編輯,匯總有關市場調查資料和檔案資料,建立市場調查檔案.
行政部,財務部也可統一設立在行政辦公室管理.
廣告公司行政辦公室的任務,是對公司的日常事務進行全面的管理,并對業務部門進行行政監督,提供后勤服務.具體地,行政辦公室又可分為計劃,人事,財務,審計,機要和后勤等分支部門.這些分支部門在一些特大的廣告公司是單獨列為正式的一級行政輔助機構的.
計劃部門的工作任務,是具體負責公司的年度工作計劃和經營計劃的制定,以及監督執行,并負責制定公司的長遠發展規劃.
人事部門的工作任務,是具體地負責公司人員的錄用解聘.錄用人員時應根據業務部門的需要,進行業務考核和綜合級別評定,對具體業務部門的人員使用和定級實施監督.人事部門不參與業務的分工.
財務部門的任務,是對公司的財務金融實施全面的管理,監督廣告預算的執行,收取廣告費用,交納各種稅收,核發人員工資,核算企業盈虧,并對廣告活動費用和公司行政性開支實施控制.
審計部門的工作任務,是對公司的財務制度執行情況實施監督,防止公司在經營中出現不規范行為或違法行為,實施廣告公司經營中的自律約束.
機要部門負責公司的文件收發,借閱,保管和歸檔管理,并為企業建立各類業務檔案,檢查保密情況.
后勤部門的工作任務,是協助公司業務部門的工作,為各業務部門開展廣告活動提供物質支援和后勤保障.